Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αποτελεί ίσως τη σημαντικότερη διοικητική πρόκληση για τις κυβερνήσεις παγκοσμίως. Από τα συστήματα υγείας και την κοινωνική πρόνοια έως τις ψηφιακές πλατφόρμες για τον εμβολιασμό και τις δημόσιες υπηρεσίες, η ανάγκη για αποτελεσματικές προμήθειες τεχνολογιών πληροφορικής (ΤΠΕ) είναι κρίσιμη. Παρ’ όλα αυτά, οι δημόσιες προμήθειες τεχνολογίας συχνά χαρακτηρίζονται από έλλειψη διαφάνειας, χαμηλό ανταγωνισμό, καθυστερήσεις, υψηλό κόστος και αυξημένα ποσοστά αποτυχίας.
Οι γραφειοκρατικές διαδικασίες και οι μακροχρόνιοι κύκλοι προμηθειών δυσχεραίνουν την έγκαιρη υιοθέτηση καινοτόμων λύσεων και περιορίζουν τη συνεργασία με τον ιδιωτικό τομέα. Ωστόσο, διεθνείς καλές πρακτικές δείχνουν ότι η ανοικτή σύναψη συμβάσεων (open contracting) μπορεί να λειτουργήσει ως καταλύτης για πιο αποτελεσματικές, ευέλικτες και διαφανείς προμήθειες ΤΠΕ.
Στο πλαίσιο αυτό, τέσσερις βασικοί παράγοντες αναδεικνύονται ως καθοριστικοί για τη βελτίωση των προμηθειών τεχνολογίας στον δημόσιο τομέα.
1. Ευελιξία και καινοτομία
Το πρόβλημα: Οι παραδοσιακές διαδικασίες προμηθειών είναι συχνά πιο αργές από τον ίδιο τον κύκλο καινοτομίας της τεχνολογίας.
Η λύση: Η υιοθέτηση ευέλικτων μεθόδων προμηθειών, όπως οι agile διαδικασίες και τα δυναμικά πλαίσια συμφωνιών, επιτρέπει ταχύτερη λήψη αποφάσεων και προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις. Ο κατακερματισμός μεγάλων έργων σε μικρότερα και η σταδιακή ανάπτυξη λύσεων μειώνουν τον κίνδυνο αποτυχίας και ενισχύουν την καινοτομία.
Παραδείγματα: Στην Κολομβία, τα πλαίσια συμφωνιών για τις ΤΠΕ συνδέονται απευθείας με τις δημόσιες ιστοσελίδες των παρόχων, όπου αναρτώνται υπηρεσίες και τιμές. Έτσι, νέες υπηρεσίες καθίστανται αυτόματα διαθέσιμες προς αγορά, μειώνοντας τον χρόνο προμηθειών από μήνες σε λίγες εβδομάδες. Αντίστοιχα, το G-Cloud στο Ηνωμένο Βασίλειο δημιούργησε μια δυναμική ψηφιακή αγορά με πλήρη διαφάνεια σε τιμές και υπηρεσίες.
2. Πρόσβαση σε τεχνική εξειδίκευση
Το πρόβλημα: Πολλοί δημόσιοι οργανισμοί στερούνται εξειδικευμένης τεχνικής γνώσης για να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Η λύση: Η ανοικτή προμήθεια ενθαρρύνει τη συνεργασία με την αγορά, ακαδημαϊκά ιδρύματα και τεχνολογικούς εμπειρογνώμονες. Η διαβούλευση πριν από την προκήρυξη έργων (π.χ. μέσω αιτημάτων πληροφόρησης – RFIs) συμβάλλει στον καλύτερο σχεδιασμό και στον ακριβέστερο προσδιορισμό κόστους και απαιτήσεων.
Παραδείγματα: Στη Χιλή, ο οργανισμός ChileCompra εφαρμόζει συστηματική προ-αγοραία διαβούλευση, αξιοποιώντας σχόλια από τον ιδιωτικό και ακαδημαϊκό τομέα. Παρόμοια πρακτική εφαρμόζεται και στην Κολομβία, όπου οι φορείς περιγράφουν το πρόβλημα που θέλουν να λύσουν και λαμβάνουν εναλλακτικές τεχνικές προτάσεις από την αγορά.
3. Διαχείριση επενδύσεων και αξία για τα χρήματα
Το πρόβλημα: Οι μεταρρυθμίσεις στον δημόσιο τομέα απαιτούν συχνά σημαντικές επενδύσεις.
Η λύση: Η ανοικτή σύναψη συμβάσεων ενισχύει τον ανταγωνισμό και οδηγεί σε χαμηλότερο κόστος και καλύτερη ποιότητα. Παράλληλα, καινοτόμα χρηματοδοτικά σχήματα και συμπράξεις δημόσιου και ιδιωτικού τομέα μπορούν να μοιράσουν τον οικονομικό κίνδυνο.
Παραδείγματα: Στο Ηνωμένο Βασίλειο, το G-Cloud έχει αποφέρει δισεκατομμύρια λίρες σε εξοικονόμηση για το Δημόσιο, ενώ ο αυξημένος αριθμός προσφορών έχει οδηγήσει σε χαμηλότερες τιμές. Στην Αυστραλία, η έννοια της «σχέσης κόστους-αξίας» (Value for Money) λαμβάνει υπόψη όχι μόνο την τιμή αλλά και ποιοτικά και κοινωνικά οφέλη.
4. Υπέρβαση παλαιών συστημάτων και αποφυγή εγκλωβισμού σε προμηθευτές
Το πρόβλημα: Η εξάρτηση από συγκεκριμένους προμηθευτές και παλαιά συστήματα περιορίζει την ευελιξία και αυξάνει το κόστος.
Η λύση: Η υιοθέτηση ανοικτών προτύπων και απαιτήσεων διαλειτουργικότητας διασφαλίζει ότι τα νέα συστήματα μπορούν να ενσωματωθούν εύκολα στα υφιστάμενα και να αντικατασταθούν στο μέλλον. Ο αρθρωτός σχεδιασμός και ο συνεχής ανταγωνισμός μειώνουν τον κίνδυνο «κλειδώματος» σε έναν προμηθευτή.
Παραδείγματα: Η πολιτική «cloud-first» και «open-standards-first» στην Αυστραλία, καθώς και το Digital Marketplace στο Ηνωμένο Βασίλειο, ενίσχυσαν τη συμμετοχή μικρομεσαίων επιχειρήσεων, βελτίωσαν την ποιότητα των υπηρεσιών και ενδυνάμωσαν την ψηφιακή οικονομία.
Ανοικτή σύναψη συμβάσεων ως θεμέλιο του ψηφιακού μετασχηματισμού
Οι χώρες που πέτυχαν στις προμήθειες ΤΠΕ επένδυσαν παράλληλα σε θεμελιώδεις μεταρρυθμίσεις διαφάνειας, υιοθετώντας το Open Contracting Data Standard και ενισχύοντας τη λογοδοσία. Η ανοικτή, συνεργατική και ανθρωποκεντρική προσέγγιση στις προμήθειες δεν αποτελεί απλώς τεχνική επιλογή, αλλά βασικό πυλώνα για έναν αποτελεσματικό, σύγχρονο και βιώσιμο ψηφιακό δημόσιο τομέα.
Πηγή άρθρου: https://www.open-contracting.org